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转发:关于做好2017年度文件材料归档工作的通知
发布时间:2018-03-02 | 浏览次数: | 来源:杨继盛
 

关于做好2017年度文件材料归档工作的通知

各单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校档案,根据《合肥工业大学档案管理办法》有关规定,现就做好2017年度文件材料归档工作通知如下:

一、归档范围

各类文件材料的归档范围依据《合肥工业大学各类档案工作规范》(见合肥工业大学档案工作文件汇编)执行。各单位应安排专人对本单位形成的各类文件材料进行收集、整理,统一归档。

二、归档时间:

(一)机关各部、处、室,各直属单位形成的党群、行政、外事类文件材料,经系统整理后请在5月底前归档。

(二)各教学单位形成的文件材料,经整理后应在5月底前归档,学生学籍管理的文件材料(包括成绩单、学籍异动等)在9月底前归档。

(三)2017年研究生论文和学位申请材料各学院按相关要求整理:1.论文每人只交一本,多余的重复件请剔除,带密级的论文单独移交;2.学位申请材料目录第7项内容(科研成果及获奖证明材料复印件)中的发表论文材料全部剔除;3.每份申请材料上的金属钉子全部起掉,按顺序编页码(反面有字也要编),在目录页“档案材料名称”的“页号”位置填写起止页码;4.学位申请材料中必须有“学位评定分委员会意见”和“校学位评定委员会意见”两项内容,否则不予接收。论文和学位申请材料每年3月份移交到档案馆。

(四)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档、仪器设备档案应在仪器设备验收完毕投入使用(引进设备为索赔期满)两个月内归档。

(五)涉密文件材料必须手写移交清单,由各单位保密人员单独移交。其它各类文件材料归档时限参照《合肥工业大学档案管理办法》执行。

三、归档材料质量要求:

(一)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件(移交复印件应注明原件去向);上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存,请示与批复并存。

(二)实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件归档时,必须同时提供纸质文件。

(三)文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

(四)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

四、归档程序:

各单位兼职档案员负责统一向档案馆移交归档材料,移交时填写《合肥工业大学档案移交清单》,一式二份,由移交单位和档案馆相关人员签字移交,归档单位和档案馆各执一份,以备查验。

联系人:江老师,张老师,孙老师  联系电话:62901286

特此通知。

   

档案馆

 2017228

 

附件:合肥工业大学档案移交清单.xls

 

 
 
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Produced By STCMS PublishDate:2018-03-02 15:27:20